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Portaria nº 921, de 8 de setembro de 2010

Publicado: Quarta, 08 Setembro 2010 00:00 | Última atualização: Terça, 30 Julho 2019 08:40 | Acessos: 2347
  Estabelece procedimentos para a eliminação documental do acervo documental da Anatel e dá outras providências.

 

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço em 8/9/2010.

 

 O SUPERINTENDENTE DE ADMINISTRAÇÃO-GERAL DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das competências que lhe confere o art. 166 do Regimento Interno da Anatel, aprovado pela Resolução nº 270, de 19 de julho de 2001; e

CONSIDERANDO o disposto na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991;

CONSIDERANDO o disposto no Decreto nº 4.073, de 03 de janeiro de 2002;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 1, de 18 de outubro de 1995, do Conarq;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 2, de 18 de outubro de 1995, do Conarq;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do Conarq;

CONSIDERANDO o disposto na Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conarq;

CONSIDERANDO o disposto na Instrução Normativa AN/Nº1, de 18 de abril de 1997, do Arquivo Nacional;

CONSIDERANDO o disposto no Dicionário de Terminologia Arquivística, aprovado pela Resolução nº 23, de 16 de junho de 2006, do Conarq;

CONSIDERANDO o constante dos autos do Processo nº 53500.001841/2010;

RESOLVE:

Art. 1º Estabelecer procedimentos para a eliminação documental do acervo documental da Anatel. 

Art. 2º Para fins desta portaria consideram-se os seguintes conceitos:

I - agente de documentação - servidor ou prestador de serviço designado para executar as atividades de cadastro, solicitação de autuação de processo ou volume, juntada, trâmite, arquivamento setorial e transferência de documento e de processo;

II - amostragem documental - fragmento representativo de um conjunto de documentos ou processos destinado à eliminação, selecionado por meio de critérios qualitativos e quantitativos, observando não somente o conteúdo da informação, mas também sua natureza e forma. A amostragem pode ser estatística, geográfica, cronológica ou por séries documentais;

III - arquivo nacional - órgão central do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos - SIGA, da administração pública federal. Integrante da estrutura básica da Casa Civil da Presidência da República, diretamente subordinado à Secretaria-Executiva.Tem por finalidade implementar e acompanhar a política nacional de arquivos, definida pelo Conselho Nacional de Arquivos - Conarq, por meio da gestão, do recolhimento, do tratamento técnico, da preservação e da divulgação do patrimônio documental do país, garantindo pleno acesso à informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e cultural;

IV - arquivo central - unidade responsável pela normatização dos procedimentos técnicos aplicados aos arquivos da Anatel e pela guarda dos documentos da fase intermediária da Sede e permanente da Anatel. Também chamada de Arquivo Geral da Sede;

V - arquivo corrente - conjunto de documentos em tramitação ou não, que pelo seu valor primário é objeto de consultas freqüentes pela entidade que o produziu, a quem compete a sua administração. Unidade administrativa ou serviço encarregado do arquivo corrente;

VI - arquivo intermediário - conjunto de documentos originários de arquivos correntes, com uso pouco freqüente que aguarda destinação. Depósito especialmente construído para armazenamento de arquivos intermediários;

VII - arquivo permanente - conjunto de documentos preservados em caráter definitivo em função de seu valor histórico ou informativo. Unidade administrativa ou serviço encarregado do Arquivo Permanente. Também chamado de arquivo histórico;

VIII - arquivo geral descentralizado - arquivo intermediário responsável pelos documentos de uma determinada Unidade Descentralizada;

IX - arquivo setorial - arquivo corrente responsável pela guarda, triagem e transferência de documentos ao seu respectivo arquivo geral, bem como por facilitar o acesso a estes documentos. Vincula-se a uma Unidade Organizacional, sendo parte integrante do Centro de Documentação Anatel – CDA/Anatel;

X - atividade-fim - atividade desenvolvida pela Anatel, em decorrência da finalidade de sua criação. Também chamada de atividade finalística;

XI - atividade-meio - atividade de apoio empregada para execução da atividade fim, ou seja, atividade administrativa, financeira, patrimonial etc. Também chamada atividade mantenedora;

XII - autoridade da unidade administrativa – chefia responsável pela unidade administrativa pertence à estrutura organizacional da Anatel;

XIII - avaliação - processo de análise e seleção de documentos de arquivo, que estabelece sua destinação de acordo com os valores que lhe são atribuídos;

XIV - classificação - organização dos documentos de arquivo, obedecendo ao Plano de Classificação de Documentos. Ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo dos documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, podendo-se atribuir um código;

XV - código de classificação de documentos da Anatel - CCD/Anatel - sistema de código derivado de um Plano de Classificação elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da Anatel e análise dos documentos por ela produzidos e recebidos, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos. Disponível para consulta dos agentes de documentação e demais usuários no Sicap. Ver também:
Tabela de Temporalidade;

XVI - comissão permanente de avaliação de documentos da Anatel - CPAD/Anatel - comissão permanente com atribuições de controle, fiscalização, sistematização, gerenciamento e demais atribuições de caráter decisório sobre os acervos documentais da Agência;

XVII - conselho nacional de arquivos - Conarq - órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional da Casa Civil da Presidência da República, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. O Conarq está previsto na Constituição Federal de 1988 e na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, sendo consubstanciada pelo Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, que consolidou os Decretos anteriores  nº 1.173, de 29 de junho de 1994, Decreto nº 1.461, de 25 de abril de 1995 e Decreto nº 2.942 de 18 de janeiro de 1999. De acordo com estes dispositivos legais, as ações visando à consolidação da política nacional de arquivos deverão ser emanadas do Conarq;

XVIII - data-limite - elemento de identificação cronológica de uma unidade dearquivamento, em que são indicadas as datas de início e término do período abrangido;

XIX - destinação - decisão, a partir da avaliação, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente ou eliminação;

XX - documento arquivístico - aquele produzido e recebido por órgãos e entidades da administração pública federal, em decorrência do exercício de funções e atividades específicas, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos;

XXI - documento corrente - aquele em curso ou que, mesmo sem movimentação, constitua objeto de consulta freqüente;

XXII - documento intermediário - aquele que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguarda a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

XXIII - documento permanente - conjunto documental de valor histórico, probatório ou informativo que deve ser definitivamente preservado;

XXIV - edital de ciência de eliminação de documentos - edital publicado na Imprensa Oficial, que tem por objetivo dar publicidade ao ato de eliminação dos acervos arquivísticos sob a guarda da Anatel. (Anexo II);

XXV - eliminação - destruição de documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para a guarda permanente;

XXVI - espécie documental - divisão de categoria documental, que reúne tipos documentais por suas características comuns de estruturação da informação, tais como: ata, carta, despacho, memorando, ofício, informe, relatório, requisição etc;

XXVII - função documental - configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou, tais como: ata de audiência pública, carta prestando ou solicitando informação, informe técnico, certidão de nada consta, relatório de fiscalização, requisição de informações etc;

XXVIII - fundo - conjunto de documentos gerados por uma instituição ou pessoa e que não devem ser misturados aos de outros geradores. Vincula-se ao princípio arquivístico da proveniência ou respect des fonds;

XXIX - gestão documental - conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes a documentos ou processos, sua produção, tramitação, organização, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, viabilizando a racionalização e eficiência dos arquivos até sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente;

XXX - listagem de eliminação de documentos - listagem de documentos que tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados (Anexo I);

XXXI - prazo de guarda de documentos - prazo definido na tabela de temporalidade e baseado em estimativas de uso em que os documentos deverão ser mantidos no arquivo corrente e no arquivo intermediário, ao fim do qual a destinação é efetivada. Também chamado período de retenção ou prazo de retenção;

XXXII - sistema de controle de rastreamento de documentos e processos - Sicap - é o sistema que permite o registro do cadastro, da movimentação e do arquivamento, dentre outras funcionalidades, tanto para documentos produzidos quanto para os recebidos na Anatel;

XXXIII - suporte documental - material no qual são registradas as informações, tais como o papel, pergaminho, discos, fitas magnéticas etc;

XXXIV - tabela de temporalidade de documentos - instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos. A tabela de temporalidade está disponível para consulta no Sicap.
Ver também: Código de Classificação de Documentos;

XXXV - temporalidade documental - tempo de vigência de um documento. Compreende a fase corrente, a intermediaria e a permanente, caso o documento não seja eliminado quando de sua destinação final;

XXXVI - termo de eliminação de documentos - instrumento que reúne informações sucintas sobre os documentos que, após terem cumprido o prazo de guarda estabelecido na Tabela de Temporalidade, foram eliminados (Anexo V);

XXXVII - unidade administrativa transferidora – unidade administrativa que transferiu o documento ou processo a Arquivo Geral, sendo a responsável, portanto, por deferir ou indeferir, motivadamente, a vista e/ou cópia de documento ou processo; e

XXXVIII - unidade descentralizada - Escritório Regional ou Unidade Operacional da Anatel.

 

Dos procedimentos em acervo setorial

 

Art. 3º Ao agente de documentação, compete acompanhar e verificar, conforme o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Anatel, a temporalidade dos documentos e processos sob a posse de sua unidade administrativa, também devendo atualizar no Sicap os campos referentes a esses registros.

Art. 4º agente de documentação gerará a Listagem de Eliminação de Documentos, relacionando os documentos e processos com a temporalidade expirada, destinados à eliminação documental, para que esta seja apreciada pela autoridade da unidade administrativa de posse da documentação.

I - a Listagem conterá os números de protocolo dos documentos e processos e de seus respectivos anexos; e

II - os documentos ou processos que possuírem apensos deverão ser desapensados antes de integrarem a Listagem. Documentos ou processos apensados não podem ser transferidos para arquivo geral nem selecionados para eliminação, devendo ser necessariamente desapensados previamente aos referidos procedimentos.

Art. 5º  A Listagem de Eliminação de Documentos tem por objetivo registrar informações pertinentes aos documentos a serem eliminados e conterá também os seguintes itens:

I - cabeçalho contendo a identificação do órgão ou entidade e da unidade/setor responsável pela eliminação, o título e número da listagem e o número da folha;

II - quadro contendo os seguintes campos:

a) código do assunto ou, caso não tenha esta informação, o número de ordem dos itens documentais listados;

b) assunto/série, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados;

c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alínea anterior;

d) quantidade e especificação das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental;

e) observações complementares úteis ao esclarecimento das informações contidas nos demais campos; e

III - rodapé contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsável pela seleção, do Presidente da Comissão Permanente de Avaliação, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminação no âmbito do órgão ou entidade.

Art. 6º  A autoridade da unidade administrativa de posse da documentação deverá aprovar a Listagem em sua íntegra ou parcialmente.

Parágrafo único. Caso aceite a Listagem em parte, a autoridade deverá apresentar à CPAD/Anatel justificativa formal para manter o(s) documento(s) e/ou processo(s) em seu arquivo corrente.

Art. 7º O agente de documentação, com base na Listagem final aprovada, fará a separação física dos documentos e/ ou processos em caixas-arquivo padrão Anatel, conforme as normas e procedimentos da Agência.

Parágrafo único. A Listagem deverá ser cadastrada no Sicap.

Art. 8º O agente de documentação agendará então a transferência da documentação constante da Listagem com o respectivo arquivo geral, conforme normas vigentes e orientações dadas pelo arquivo geral. O agente de documentação realizará a transferência obrigatoriamente acompanhada pelo envio no Sicap da Listagem ao respectivo arquivo geral.

 

Dos procedimentos de arquivo geral quando recebedor de Listagem de Eliminação de Documentos originada em arquivo setorial

 

Art. 9º O arquivo geral verificará se a documentação enviada para eliminação está em conformidade com a relação de documentos e/ou processos constantes da Listagem e em observância às normas e orientações devidas para transferência. Somente então procederá ao seu recebimento no Sicap. Em caso da documentação apresentar desconformidade com a Listagem e/ou não observância às normas e orientações, o arquivo geral devolverá a documentação à unidade administrativa transferidora, para que esta providencie as correções necessárias.

Parágrafo único. Somente após o recebimento da documentação no Sicap pelo arquivo geral, esta passará à sua responsabilidade.

Art. 10 Após o recebimento da documentação, o arquivo geral encaminhará a Listagem de Eliminação de Documentos, previamente aprovada pela unidade administrativa transferidora, à CPAD/Anatel.

 

Dos procedimentos de arquivo geral quando gerador de Listagem de Eliminação de Documentos originada de seu acervo geral

 

Art. 11 Ao agente de arquivo geral, compete acompanhar e verificar, conforme o Código de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos da Anatel, a temporalidade dos documentos e processos sob a posse de sua unidade administrativa, também devendo atualizar no Sicap os campos referentes a esses registros.

Art. 12 O agente de arquivo geral gerará a Listagem de Eliminação de Documentos, relacionando os documentos e processos com a temporalidade expirada, destinados à eliminação documental, para que esta seja encaminhada à apreciação e aprovação integral ou parcial da autoridade responsável pela unidade administrativa transferidora da documentação ao arquivo geral.

I – a Listagem conterá os números de protocolo dos documentos e processos e seus respectivos anexos; e

II – caso aceite a Listagem em parte, a supracitada autoridade deverá apresentar à CPAD/Anatel justificativa formal para manter o(s) documento(s) e/ou processo(s) sob a guarda do arquivo geral.

Art. 13 O agente de arquivo geral, com base na Listagem final aprovada, fará a separação física dos documentos e/ ou processos em caixas-arquivo padrão Anatel, conforme as normas da Agência;

Art. 14 Após o recebimento da Listagem final aprovada pela autoridade da unidade administrativa transferidora, o arquivo geral encaminhará a Listagem à CPAD/Anatel.

 

Das atribuições da CPAD/Anatel na eliminação documental

 

Art. 15 A aprovação final, integral ou parcial, no âmbito da Anatel, da Listagem de Eliminação de Documentos é responsabilidade da CPAD/Anatel.

I – caso a Comissão aceite toda a Listagem, o Presidente deverá encaminhá-la ao Arquivo Nacional para apreciação;

II – porém, se aceitá-la em parte, a Comissão deverá apresentar a devida justificativa, indicando os documentos ou processos que não serão eliminados;e

III – ao término da reunião de aprovação integral ou parcial da Listagem, será expedida Ata de reunião, assinada pelos presentes.

Art. 16 A CPAD/Anatel então encaminhará a Listagem à aprovação do Arquivo Nacional.

Art. 17 Cabe aos membros da CPAD/Anatel, oferecerem, caso solicitado, o suporte ao Arquivo Nacional quanto a aspectos jurídico-administrativos que originaram os documentos e/ou processos, seus trâmites, instrução processual e temporalidade, dirimindo quaisquer dúvidas adicionais.

Art. 18 Cabe ao Presidente da CPAD/Anatel, o envio formal da Listagem ao Arquivo Nacional, bem como acolher o seu retorno e providenciar a sua divulgação interna e externa.

Art. 19 Após a aprovação, integral ou parcial, da Listagem pelo Arquivo Nacional, a CPAD/Anatel fará publicar, na Imprensa Oficial, o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, com as informações necessárias sobre os documentos e/ou processos selecionados para eliminação.

I – será dado o prazo mínimo de 45 (quarenta e cinco) dias após a publicação do Edital para manifestações da sociedade e partes interessadas, a suas expensas, contra a eliminação de documentos e/ou processos nela relacionados, bem como pelo deferimento ou não de solicitações de vista e/ou cópias à referida documentação;

II – a documentação constante da Listagem de Eliminação de Documentos deverá estar a disposição do público em geral a partir da publicação do Edital, ressalvados os procedimentos vigentes de sigilo documental; e

III – a vista e/ou cópia da documentação constante do Edital seguirá os procedimentos vigentes na Anatel, cabendo à CPAD/Anatel deferir ou não, motivadamente, as solicitações de vista e/ou cópia que lhe sejam encaminhadas.

Art. 20 O Edital de Ciência de Eliminação de Documentos deverá conter necessariamente as seguintes informações:

I - cabeçalho:

a) nome do órgão ou entidade que efetuará a eliminação;

b) título, número e ano do Edital;

II - desenvolvimento do assunto tratado contendo:

a) identificação da autoridade signatária do Edital; número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;

b) número e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminação;

c) nome do órgão ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados;

d) referência aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes;

e) prazo para efetivação da eliminação de 45 (quarenta e cinco) dias subsequentes à publicação do Edital, e

III - encerramento:

a) local e data do edital;

b) nome, cargo e assinatura da autoridade signatária do Edital.

Art. 21 A CPAD/Anatel deliberará sobre as manifestações da sociedade e partes interessadas quanto à documentação constante do Edital, decidindo, soberanamente, pela manutenção de sua eliminação, destinação à guarda permanente ou cessão de sua posse a terceiro impetrante de Requisição de Posse de Documentos (Anexo III).

I – compete à CPAD/Anatel a emissão do Termo de Posse de Documentos (Anexo IV), referente à documentação cuja Requisição tenha sido deferida, para fins de registro acerca de sua destinação;

II – caso mais de uma Requisição tenha sido impetrada, por interessados distintos, para um mesmo documento e/ou processo, caberá a CPAD/Anatel decidir à qual requisitante será conferida sua posse, podendo ser providenciadas, às expensas dos interessados, cópias autenticada aos preteridos; e

III – os documentos ou processos cuja posse a terceiro tenha sido deferida pela CPAD/Anatel devem ser retirados pelo impetrante da Requisição em até 90 (noventa) dias, em local indicado no Edital, caso contrário a mencionada documentação será devidamente eliminada.

Art. 22 Após a eliminação física da documentação, a CPAD/Anatel publicará na Imprensa Oficial, o Termo de Eliminação de Documentos, que conterá as informações devidas:

I - data da eliminação;

II - indicação dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminação e informação relativa à publicação em periódico oficial;

III - nome do órgão ou entidade produtor/acumulador/transferidor dos documentos eliminados;

IV - nome do órgão ou entidade responsável pela eliminação;

V - referência aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminação de Documentos, anexa ao Termo;

VI - datas-limite dos documentos eliminados;

VII - quantificação/mensuração dos documentos eliminados;

VIII - nome da unidade orgânica responsável pela eliminação; e

IX - nome e assinatura do titular da unidade orgânica responsável pela eliminação.

 

Da eliminação física dos documentos e/ou processos

 

Art. 23 A eliminação de documentos sob custódia da Anatel será efetuada pelo respectivo arquivo geral, utilizando-se de fragmentação manual ou mecânica, sendo proibidas formas que venham a prejudicar o meio ambiente.

Art. 24 Somente documentos e processos cadastrados no Sicap podem ser eliminados.

Art. 25 A eliminação terá seu início tão logo encerre o prazo definido no Edital de Ciência de Eliminação de Documentos.

Art. 26 Deverão ser observadas as normas de segurança e salubridade em depósitos arquivísticos e setores de eliminação documental.

Art. 27 Ficará sujeito à responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislação em vigor, aquele que destruir, inutilizar ou deteriorar documentos e processos em desconformidade com a legislação e normas vigentes. 

Das disposições finais 

Art. 28 Esta portaria entra em vigor na data de sua publicação

 

RODRIGO AUGUSTO BARBOSA

Superintendente de Administração-Geral 

 

ANEXO I

ANEXO II

 

ANEXO III

 

ANEXO IV

 

ANEXO V

 

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