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Portaria nº 1.007, de 18 de Dezembro de 2013

Publicado: Quarta, 18 Dezembro 2013 13:20 | Última atualização: Quinta, 18 Julho 2019 11:28 | Acessos: 1215
 

Cria a Comissão de Gestão de Documentos da Anatel – CGD, e dá outras providências.

 

Observação: Este texto não substitui o publicado no Boletim de Serviço em 18/12/2013.

 

O PRESIDENTE DA AGÊNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAÇÕES, no uso das atribuições que lhe foram conferidas pelo art. 32 da Lei nº 9.472, de 16 de julho de 1997 (Lei Geral de Telecomunicações – LGT) e pelo art. 46 do Regulamento da Anatel, aprovado pelo Decreto nº 2.338, de 7 de outubro de 1997,

CONSIDERANDO que o § 2º do art. 216 da Constituição Federal e o art. 1º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, determinam que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos como instrumentos de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e à cidadania, onde servem como elementos de prova e informação na garantia dos direitos individuais;

CONSIDERANDO que a Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011, dispõe sobre os procedimentos a serem observados pela União, Estados, Distrito Federal e Municípios, com o fim de garantir o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do § 3º do art. 37 e no § 2º do art. 216 da Constituição Federal;

CONSIDERANDO que o art. 18 do Decreto nº 4.073, de 3 de janeiro de 2002, determina que cada órgão e entidade da Administração Pública Federal constitua Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD);

CONSIDERANDO que o art. 34 do Decreto nº 7.724, de 16 de maio de 2012, dispõe que as entidades e órgãos públicos poderão constituir Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS);

CONSIDERANDO que o Decreto nº 4.915, de 12 de dezembro de 2003, cria o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública Federal;

CONSIDERANDO a Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública;

CONSIDERANDO que o art. 229, inciso X, da Resolução nº 612, de 29 de abril de 2013, que atribui à Gerência de Informações e Biblioteca a competência para propor normas e procedimentos relativos à implementação do processo administrativo eletrônico no âmbito da Anatel;

CONSIDERANDO o constante dos autos do Processo nº 53500.002448/2011;

CONSIDERANDO o Parecer nº 1435/2013/NA/PFE-ANATEL/PGF/AGU;

RESOLVE:

Art. 1º Criar a Comissão de Gestão de Documentos da Anatel – CGD, que executará as atividades pertinentes à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPAD) e à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos Sigilosos (CPADS).

Art. 2º A CGD será integrada pelos seguintes órgãos, funcionando sob a coordenação do primeiro:

I - Gerência de Informações e Biblioteca;

II - Gabinete da Presidência;

III - Secretaria do Conselho Diretor;

IV - Gabinete da Superintendente-Executiva;

V - Superintendência de Administração e Finanças;

VI - Superintendência de Relação com os Consumidores;

VII - Superintendência de Competição;

VIII - Superintendência de Controle de Obrigações;

IX - Superintendência de Fiscalização;

X - Superintendência de Outorga e Recursos à Prestação;

XI - Superintendência de Planejamento e Regulamentação;

XII - Superintendência de Gestão Interna da Informação.

§ 1º Cada órgão indicará à Gerência de Informações e Biblioteca um representante titular e um suplente.

§ 2º A Comissão poderá convidar servidores para participar das reuniões e discussões, quando julgar necessário para melhor atender aos objetivos dos trabalhos.

§ 3º Os órgãos vinculados ao Gabinete da Presidência serão por este representados.

Art. 3º Para os efeitos desta Portaria, considera-se:

I - restrição de acesso: medida excepcional que visa resguardar informações pessoais, segredos industriais, documentos que subsidiem decisões e atos administrativos, informações que não sejam ostensivas por força de legislação específica e informações imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado;

II - classificação de sigilo: espécie de restrição de acesso atribuída a informações imprescindíveis à segurança da sociedade e do Estado, implicando na atribuição de um grau de sigilo, conforme arts. 23 e 24 da Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011;

III - classificação documental por assunto: ato ou efeito de analisar e identificar o conteúdo de documentos, selecionar a categoria de assunto sob a qual devem ser basicamente recuperados, atribuindo-lhes código correspondente;

IV - desclassificação de sigilo: revogação, pela autoridade competente, de ofício ou mediante provocação, da classificação atribuída a uma informação, tornando-a ostensiva;

V - plano de classificação por assunto: esquema elaborado a partir do estudo das estruturas e funções da instituição e análise do arquivo por ela produzido, pelo qual se distribuem os documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos;

VI - reavaliação de sigilo: procedimento que visa à desclassificação ou redução do prazo de sigilo de informações classificadas;

VII - reclassificação de sigilo: atribuição, pela autoridade competente, de nova classificação de sigilo a uma informação previamente classificada;

VIII - tabela de temporalidade e destinação de documentos: instrumento de destinação, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda, tendo em vista transferência, recolhimento ou eliminação de documentos;

IX - vocabulário controlado: conjunto de termos que, nos sistemas de informação, devem ser empregados tanto no momento da indexação como no da recuperação;

X - órgão de origem: órgão responsável pela indicação de membro da CGD, conforme art. 2º; e

XI - grau de sigilo: nível de restrição atribuído à informação classificada pela imprescindibilidade à segurança da sociedade e do Estado, conforme previsto no art. 24 da Lei nº 12.527, de 2011.

Art. 4º São competências da CGD:

I -aprovar alterações na tabela de temporalidade e destinação de documentos de arquivo das atividades-meio, orientar sua aplicação e revisão periódica, dirimir possíveis dúvidas e orientar o processo de seleção dos documentos;

II - avaliar os documentos relativos às atividades-fim, propondo complementação da tabela de temporalidade e destinação de documentos da Agência;

III - subsidiar a Gerência de Informações e Biblioteca com as terminologias utilizadas no âmbito da Anatel para fins de atualização do vocabulário controlado a ser utilizado na Agência;

IV - manifestar-se a respeito da informação produzida no âmbito da Anatel para fins de restrição de acesso a informações, inclusive classificação, desclassificação, reclassificação ou reavaliação de sigilo em qualquer grau;

V - subsidiar a elaboração do rol anual de informações classificadas e desclassificadas em cada grau de sigilo, a ser disponibilizado no portal da Anatel na Internet;

VI - disseminar, no âmbito da Anatel, os procedimentos relacionados à gestão documental, visando a uniformização do tratamento de documentos e informações; e

VII - apreciar as propostas do coordenador da CGD quanto aos procedimentos a serem seguidos na Agência relacionados com a gestão documental, manutenção da tabela de temporalidade dos documentos e restrição de acesso à informações.

Art. 5 º São competências do coordenador da CGD:

I - propor procedimentos internos para a análise de informações quanto à restrição de acesso, inclusive classificação de sigilo em qualquer grau;

II - propor à Comissão minutas de instrumentos normativos para atendimento ao disposto no Decreto nº 7.845, de 14 de novembro de 2012;

III - identificar os processos de trabalho da Agência para fins de restrição de acesso à informação e classificação documental;

IV - coordenar a elaboração da proposta de Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo e aplicação dos instrumentos aprovados pelo Arquivo Nacional;

V - coordenar as atividades de identificação, análise e avaliação das tipologias documentais produzidas e recebidas no desempenho das atividades da Agência, de modo a atender ao disposto no inciso III do art. 4º, submetendo à CGD para validação;

VI - identificar as terminologias utilizadas nos processos de trabalho junto à CGD para fins de atualização do vocabulário controlado a ser utilizado na Agência;

VII - garantir a correta aplicação dos termos previstos no vocabulário controlado na indexação dos conteúdos, propondo a sua atualização quando necessário e após ouvir a CGD;

VIII - encaminhar proposta de tabela de temporalidade e posteriores atualizações ao Arquivo Nacional;

IX - providenciar a divulgação da tabela de temporalidade aprovada, por intermédio de ato legal a ser publicado na imprensa oficial;

X - propor à Comissão metodologia de trabalho para atendimento ao disposto na Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001, do Conselho Nacional de Arquivos;

XI - encaminhar à autoridade competente procedimentos internos relativos ao tratamento de informações; e

XII - proporcionar aos servidores, junto à Gerência de Administração e Desenvolvimento de Pessoas – AFPE, a capacitação, o aperfeiçoamento, o treinamento e a reciclagem, garantindo constante atualização na área de gestão de documentos de arquivo e restrição de acesso a informações.

§ 1º O coordenador da CGD apresentará, para fins de aprovação, os documentos referentes ao inciso I deste artigo aos Superintendentes, Chefe de Gabinete da Presidência e à Secretaria do Conselho Diretor em até 60 (sessenta) dias da publicação desta Portaria.

§ 2º A equipe da Gerência de Informações e Biblioteca apoiará o coordenador da CGD no exercício de suas atividades de coordenação.

Art. 6º São atribuições dos membros da CGD, no que diz respeito aos trabalhos da Comissão:

I - atuar como pontos focais e facilitadores, em sua respectiva área de origem, no que diz respeito à internalização das propostas apresentadas pelo coordenador, inclusive em relação ao disposto nos incisos I, II, IV, V, VI, X e XII do art. 5º.

II - garantir adequação das deliberações da CGD junto aos processos de trabalho de seu órgão de origem, inclusive no que diz respeito à restrição de acesso e classificação documental por assunto;

III - garantir o cumprimento do prazo de reavaliação das informações classificadas como secretas e ultrassecretas, em conformidade com o art. 39 da Lei nº 12.257, de 18 de novembro de 2011;

IV - pautar o colegiado da CGD nos casos em que não haja procedimento definido em relação à restrição de acesso a informações; e

V - dirimir dúvidas quanto a restrição de acesso e classificação documental no âmbito do seu órgão de origem.

Art. 7º Os trabalhos da CGD devem priorizar o atendimento do que for necessário para a implementação do processo eletrônico na Anatel.

Art. 8º A CGD deverá apresentar semestralmente em Reunião dos Superintendentes (Resup) o desenvolvimento dos trabalhos efetuados.

Art. 9º Ficam revogadas as Portarias nº 120, de 14 de fevereiro de 2011, e 950, de 14 de novembro de 2012.

Art. 10. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. 

JOÃO BATISTA DE REZENDE

Presidente